Privacy beleid

Wij nemen uw privacy serieus!

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Luyten.Website privacy beleid volgt strikt de EU General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In ons privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Luyten.Website (Luyten Wouter), gevestigd te Doornzele Dries 29/A, 9940 Evergem, België en ingeschreven bij de KBO onder nummer BE 0882.753.745 (hierna “Luyten.Website”) vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. Luyten.Website wil haar klanten en de gebruikers van haar diensten zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Luyten.Website wil haar klantengegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken om haar klanten beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Luyten.Website vertrekt dan ook vanuit het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn of haar persoonsgegevens. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Luyten.Website verzamelt, waarom, hoelang en hoe u hierover controle hebt.

Luyten.Website nodigt haar klanten uit de tijd te nemen om deze Privacy Policy goed door te nemen, samen met de Algemene Voorwaarden  en eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn op haar producten en diensten.

Voor wie is dit privacy beleid van toepassing?

Onze privacy voorwaarden zijn van toepassing op de persoonlijke gegevens van onze klanten (particulieren of bedrijven) waarvoor wij dienstverlening verzorgen en derden wiens persoonlijke gegevens door hun overeenkomst met onze klanten door Luyten.Website als verwerkingsverantwoordelijke in behandeling zijn – hierin hebben wij de rol als “data verwerker”.

Dit privacy beleid is van toepassing op alle websites en toepassingen (bedrijfswebsite www.luyten.website, klantenzone mijn.luyten.website) van Luyten.Website.

Voor bepaalde diensten treedt Luyten.Website uitsluitend op als data verwerker. Binnen dit kader beschikken wij over een gegevensverwerking overeenkomst (“data processing agreement”), voor meer informatie hierover kan u contact opnemen.

Welke persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door Luyten.Website?

De persoonsgegevens die Luyten.Website kan verwerken zijn op te delen in verschillende soorten gegevens:

  1. Gegevens die u ons zelf bezorgt
  2. Gegevens die door onze infrastructuur worden verzameld
  3. Gegevens die door derden worden aangeleverd

De gegevens die je ons zelf bezorgt

Deze gegevens verwerven wij bijvoorbeeld door rechtstreekse communicatie met u. Dat kan via telefoon, e-mail en via een website formulier. Dit kan gaan van een informatie aanvraag via onze website, melding van een probleem of vraag om ondersteuning.

Gegevens die door onze infrastructuur worden verzameld

Om u zo correct mogelijke dienstverlening te garanderen koppelen wij uw gegevens aan het gebruik van onze diensten en infrastructuur. Voorbeelden zijn e-mail adressen, hosting abonnementen, server configuratie, IP adressen, certificaten.

Daarnaast verwerken wij eveneens IP gegevens van derden die via uw website of onze klanten op onze infrastructuur gelogd worden. IP gegevens op onze hosting infrastructuur (website hosting) worden anoniem bewaard.

Gegevens die door derden worden aangeleverd

Wij kunnen beschikken over uw persoonlijke gegevens bij aanvraag van een controle van uw bedrijfsgegevens aan de hand van een bedrijven databank. In al deze gevallen springen wij zorgvuldig om met deze gegevens en vallen deze volledig onder ons privacy beleid.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die Luyten.Website verwerkt

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via admin@luyten.website, dan verwijderen wij deze informatie.

Waarom hebben we uw gegevens nodig?

Er zijn verschillende mogelijke aanleidingen en doelen waarvoor Luyten.Website uw gegevens als bedrijf of individu gaat verwerken. Hieronder in het onderdeel ‘Wanneer bewaren wij uw gegevens’ staat meer informatie over de aanleiding en de manier waarop wij gegevens verzamelen.

Uw gegevens hebben wij nodig voor:

  • vragen voor ondersteuning te kunnen opvolgen en zodat we kunnen beschikken over een aanspreekpunt bij eventuele problemen.
  • misbruik, fraude en inbreuken te bestrijden.
  • te voldoen aan onze wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
  • communicatie met u in verband met het inorde brengen van diensten, de status en informatie daarover die op uw abonnementen of afgenomen diensten van toepassing zijn;
  • te zorgen dat wij wettelijk voldoen aan de voorschriften en reglementering waaraan wij moeten voldoen;

Op geen enkele wijze inspecteert Luyten.Website de inhoud van uw bestanden en/of uw communicatie, tenzij u ons daar expliciet om verzoekt, bijvoorbeeld voor debugging- en ondersteuningsdoeleinden. Voorbeelden zijn: analyse waarom een service minder performant reageert, foutopsporing binnen uw web toepassingen, database performantie enz.

E-mail verkeer dat van of naar Luyten.Website e-mailservers wordt verzonden, wordt op de aanwezigheid van virussen of ongewenste berichtgeving onderzocht. Deze opsporing gebeurt automatisch, aan de hand van een e-mail filter die op basis van code en standaard algoritmes zal bepalen of een bericht ongewenst is, zonder de inhoud van uw e-mails na te gaan.

Wanneer bewaren wij uw gegevens?

1. Bij het tot stand brengen van een samenwerking

Dit kan gaan om het sluiten van een nieuwe overeenkomst tussen Luyten.Website en u als individu of uw bedrijf. Wie zich registreert als nieuwe klant bij Luyten.Website zal gegevens gevraagd worden zodat wij u zowel commercieel op een correcte manier kunnen benaderen (zodat wij een correcte oplossing kunnen voorleggen) als wettelijk (bijvoorbeeld voor betaling en/of facturatie).

Uw gegevens worden gebruikt om er voor te zorgen dat uw dienst correct kan functioneren en aanvraag tot betalingen daadwerkelijk kunnen uitgevoerd worden. Afhankelijk van de dienst die u zal afnemen bij Luyten.Website kunnen wij overgaan naar een kredietwaardigheidscontrole. Dit doen we om zeker te zijn dat zowel u als wij van start kunnen gaan met een gezonde klant / leverancier relatie.

Persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mail adres, gewenste taal voor communicatie en indien van toepassing naam van uw bedrijf, BTW nummer, registratienummer.

We bewaren eveneens uw facturatie- en betalingsgegevens en alle benodigde kwantitatieve informatie die ons toelaat u op een correcte wijze te factureren en dit in geval van betwisting te staven;

Verder bewaren wij de instellingen en voorkeuren rond communicatie met ons bedrijf, die u via de Mijn.Luyten.Website klantenzone heeft aangeduid;

Uw gegevens worden bewaard zolang nodig is voor de samenwerking en volgens onze wettelijke verplichtingen.

Op technisch vlak bewaren wij de nodige traceerbare gegevens op Luyten.Website servers welke worden gebruikt om problemen te traceren of misbruiken in kaart te brengen.

Gegevens die wij wettelijk niet mogen bewaren (politieke opvattingen, raciale of etnische afkomst…) worden vanzelfsprekend niet verzameld.

2. Via ons contactformulier

Door het invullen van uw gegevens op het contactformulier, geeft u ons de toelating om deze gegevens te gebruiken om te antwoorden op informatievragen, prijs aanvragen, of andere mogelijke informatie die u heeft aangevraagd via het formulier.

Om u correct te kunnen verder helpen vragen wij uw naam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam en de informatie die u invult in het tekstveld “uw vraag”.

Deze informatie wordt bijgehouden voor niet klanten gedurende 12 maanden. Indien u dit niet wenst kan u contact opnemen.

Voor support aanvragen houden wij een historiek bij van uw aanvraag, dit zodoende u een betere dienstverlening te kunnen garanderen betreffende uw oorspronkelijke support aanvraag.

3. Via e-mail of tickets

Om de communicatie in goede banen te leiden, werkt Luyten.Website met een ticket systeem. Elke ontvangen en verstuurde e-mail wordt hierin bewaard zolang u klant bent bij Luyten.Website. Indien u niet langer klant bent bij Luyten.Website, dan worden uw gegevens uit het systeem verwijderd na het verstrijken van de wettelijk verplichte termijn van 7 jaar nadat u geen klant meer bent.

4. Via de Mijn.Luyten.Website klantenzone

De Mijn.Luyten.Website website is de klantenzone van Luyten.Website. Hier kan u informatie vinden omtrent uw diensten maar eveneens uw contactgegevens, betalingsgegevens, facturatiegegevens.

Luyten.Website eerbiedigt de privacy van deze persoonlijke informatie en heeft voldoende veiligheden ingebouwd om deze informatie te beschermen.

De Mijn.Luyten.Website website gebruikt uw gegevens om u op een correcte manier te kunnen benaderen.

Via de Mijn.Luyten.Website website heeft u eveneens volledige controle over uw persoonlijke gegevens (via account instellingen) en aanduiden welke voorkeuren rond communicatie met ons bedrijf op u van toepassing zijn.

De toegang tot de Mijn.Luyten.Website klantenzone gebeurt aan de hand van een gebruikersnaam en wachtwoord en kan ten allen tijden door Luyten.Website worden gewijzigd zonder dat dit tot enige schadevergoeding kan leiden.

5. Via onze live chat module

U kan ons via de Luyten.Website website of via het Dashboard van een klantenwebsite contacteren via een live chat module. Wanneer u ons via deze weg contacteert, naar aanleiding van een vraag, bestelling of andere aanleiding gaan wij enkel de nodige informatie vragen en bewaren die nodig is voor het beantwoorden van uw vraag.

U krijgt indien nodig blijkt uit de uitwisseling per chat een email met daarin een antwoord op uw vraag alsook de gegevens die we hebben bewaard uit de chat sessie.

6. Via direct contact 

Wanneer u ons bijvoorbeeld belt naar aanleiding van een vraag, bestelling of andere aanleiding gaan wij enkel de nodige informatie vragen en bewaren die nodig zijn voor het beantwoorden van uw vraag.

Indien nodig blijkt uit de uitwisseling per telefoon dat een meer uitgebreide oplossing of antwoord wordt gegeven, zal een support aanvraag aangemaakt worden met daarin een antwoord op uw vraag alsook de gegevens die we hebben verwerkt naar aanleiding van het telefoongesprek.

Hetzelfde geldt voor persoonlijke gesprekken. De informatie die hierbij aan ons verstrekt wordt, zal door ons verwerkt en indien nodig bewaard worden voor het beantwoorden en behandelen van de vraag of het support verzoek.

7. Via cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. We gebruiken 4 soorten cookies.

Ten eerste de noodzakelijke cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Daarnaast zijn er statistiek-cookies, die geanonimiseerd gegevens verzamelen over het gebruik van onze website en ons helpen de site te optimaliseren.  Voorkeur-cookies helpen jouw voorkeursinstellingen (zoals cookievoorkeuren) te onthouden.

Tot slot plaatsen we zélf geen marketing-cookies, die jouw surfgedrag bijhouden, maar cookies uit embedded content afkomstig van social media sites als bijvoorbeeld YouTube en Facebook vallen ook onder deze categorie. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je ook afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (Chrome, Internet Explorer, Firefox en Safari). Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Als je deze cookies in je browser uitzet, kun je niet meer van alle functionaliteiten van Luyten.Website gebruik maken en embedded content kan niet meer getoond worden. Het kan daardoor gebeuren dat de beleving van de site tegenvalt.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens hebben gekregen of verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren. Heb je hier vragen over, dan kun je contact opnemen met admin@luyten.website.

Waar bewaren wij uw gegevens?

Luyten.Website is een Belgische onderneming, onze hoofdzetel bevindt zich in België, net als onze belangrijkste infrastructurele voorzieningen. Onze servers en die van onze hosting partners bevinden zich in datacentra in België. In uitzonderlijke gevallen doen wij beroep op andere cloud providers waarbij wij nagaan of deze infrastructuur zich op Europese bodem bevindt en de richtlijnen rond gegevensverwerking geschoeid zijn op de Europese GDPR wetgeving.

Wij bewaren persoonlijke gegevens op verschillende locaties:

Geven wij uw gegevens aan derden door?

Gegevens die u aan Luyten.Website doorgeeft worden op vertrouwelijke basis behandelt. We delen jouw persoonsgegevens met businesspartners (zoals onze hosting partner en DNS beheerders) en derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Ook in enkele andere gevallen verstrekken wij jouw persoonsgegevens aan derden, maar dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming hiervoor.

Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging te garanderen en de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te bewaken. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Mochten wij uw gegevens moeten doorgeven aan een derde partij om een niet vernoemde reden dan zal dit steeds toegelicht worden waarom we dit doen en aan wie.

 

Beveiliging van uw gegevens

Wij doen ons uiterste best om uw gegevens te beveiligen. Dat doen wij aan de hand van toepassingen over authenticatie mechanismes tot fysieke beveiliging en infrastructurele beveiligingen.

Onze medewerkers zijn opgeleid om correct om te springen met vertrouwelijke gegevens en wij beperken het aantal medewerkers dat met uw gegevens moet omgaan tot het hoogst noodzakelijke.

Onze hosting partner werkt voor de beveiliging van de informatiestromen, toepassingen, netwerk en infrastructuur met een procedurele aanpak gestoeld op de ISO27001 standaard. Daarnaast is ze ISO9001 gecertificeerd wat impliceert dat haar bedrijfsprocessen dienen te beantwoorden aan een hoogstaand en nauw opgevolgd kwaliteitssysteem. Verschillende audits worden uitgevoerd op jaarbasis om te zorgen dat onze processen blijven beantwoorden aan de nodige vereisten.

Beslissingen rond implementaties van systemen die impact hebben op de manier waarop uw gegevens verwerkt worden, worden steeds grondig geanalyseerd met uw privacy belangen voorop.

Daarnaast voorzien wij voldoende veiligheidsmaatregelen die u zelf kan gebruiken om uw gegevens te beschermen, dat kan gaan van wachtwoorden op uw e-mail adressen tot de toegang tot uw klantenaccount.

Online betalingen via de website gebeuren met behulp van een payment service provider (PSP), een gespecialiseerd bedrijf dat de geldigheid van uw kredietkaartgegevens bij uw bank nagaat. Uw kredietkaartgegevens worden door middel van Secure Sockets Layers (SSL) versleuteld, zodat zij slechts zichtbaar zijn voor de PSP. Luyten.Website zelf bewaart geen kredietkaartgegevens in zijn databases, en ontvangt deze ook niet van de PSP.

Uw persoonlijke informatie die wij opgeslagen hebben is slechts toegankelijk voor bevoegde werknemers en voor uzelf, via onze beveiligde klantenwebsite. U bent zelf verantwoordelijk voor het tegengaan van misbruik van de toegangsgegevens die wij u verstrekt hebben. Laat uw gebruikersnaam en wachtwoord dus niet onbewaakt, en denk erom nadien uit te loggen als u vanop een gedeelde computer op onze beveiligde klantenwebsite aanmeldt.

Het recht tot inzage van uw gegevens

In overeenstemming met de Belgische wet van 8 december 1992 houdende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer hebt u te allen tijde recht om al uw persoonlijke gegevens op te vragen en eventuele verbeteringen te laten aanbrengen.

Wij bieden u hiertoe toegang tot een beveiligde klantenwebsite, Mijn.Luyten.Website waar u uw gegevens kan bekijken, en in sommige gevallen aanpassen. Voor aanpassingen niet mogelijk binnen Mijn.Luyten.Website kan u contact opnemen via ons websformulier.

Luyten.Website behoudt zich het recht voor om bij wijzigingen van de gegevens een kopie van de vorige gegevens bij te houden, om eventuele fouten of misbruiken naderhand te kunnen rechtzetten.

Het recht tot overdragen van uw gegevens

Door contact op te nemen met Luyten.Website of via de Mijn.Luyten.Website klantenzone kan u ten allen tijde uw gegevens in een leesbaar formaat verkrijgen.

Enkel uw persoonsgegevens worden aangeboden in dit formaat. Het gaat dus niet over technische gegevens, data, bestanden en gerelateerde informatie met betrekking tot een gebruikte dienst.

Wijzigingen aan ons privacy beleid

Aangezien zowel onze bedrijfsactiviteiten als de wetgeving ter zake aan verandering onderhevig zijn, kan het nodig zijn deze verklaring aan te passen. Wij raden u aan om op regelmatige basis deze verklaring te raadplegen. Wijzigingen aan deze verklaring treden in voege op het ogenblik van publicatie op de Luyten.Website website.

Deze verklaring zal steeds toegankelijk zijn vanop elke pagina van de Luyten.Website website. Voor meer informatie over ons privacybeleid of in geval van vragen in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met Luyten.Website via admin@luyten.website

23 mei 2018

Pin It on Pinterest